Services achats : comment optimiser et sécuriser votre processus Procure-to-Pay au niveau groupe ?

Le processus procure-to-pay est un levier de performance majeur des entreprises. Aussi appelé purchase-to-pay, il désigne le processus d’achat allant de la recherche jusqu’au paiement du bien ou service. Il recouvre ainsi tous types d’achats B2B : matières premières, matériel informatique, fournitures de bureau… Les commandes s’étendent des achats les plus stratégiques, à ceux à faible valeur ajoutée. Afin que les services achats puissent dédier leur temps aux actions stratégiques, il est donc primordial d’optimiser et de sécuriser le processus procure-to-pay. Mais comment s’y prendre ? Réponses.  

Optimisation du processus procure-to-pay : un levier de performance des entreprises

Les services achats des entreprises font face à de nombreux enjeux quant à leur processus procure-to-pay. Ces grands défis sont notamment :

• La réduction des délais de traitement,
• La visibilité et la maîtrise des dépenses à l’échelle du groupe,
• Le gain de temps pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur des missions plus stratégiques,
• La réduction des erreurs,
• La meilleure gestion des fournisseurs.

L’optimisation du processus procure-to-pay vise en outre à solutionner ces enjeux. Sachant qu’en 2019, seule 1 direction des achats sur 3 était digitalisée (étude Opinionway), la digitalisation du processus procure-to-pay semble être la solution idéale pour gagner en performance.  

Procure-to-Pay : comment optimiser et sécuriser son processus ?

Standardiser le processus pour gagner en efficacité

La première étape pour optimiser et sécuriser son processus procure-to-pay consiste à standardiser sa méthode :

• Identifier les besoins et définir les contraintes
• Sélectionner les fournisseurs qui répondent le plus aux besoins de la société
• Etablir les contrats-fournisseurs et réaliser les négociations
• Transmettre le bon de commande au fournisseur
• Réceptionner et contrôler les commandes afin de s’assurer de leur conformité
• Rapprocher les factures et les bons de commande
• Procéder au paiement des factures conformément aux modalités prédéfinies.

À chaque structure d’adapter ensuite sa procédure aux spécificités de son activité. Le tout étant d’identifier les enjeux de son processus procure-to-pay, afin d’établir une suite d’opérations standardisées et efficaces. Dès lors que le processus procure-to-pay est standardisé relativement aux besoins de l’entreprise, celle-ci peut identifier les étapes à digitaliser.  

Automatiser et digitaliser le processus grâce à un outil adapté

Pour entamer la digitalisation de son processus procure-to-pay, plusieurs solutions existent :  

S’appuyer sur son ERP

De nombreuses entreprises sont déjà équipées d’ERP ou Enterprise Resource Planning, il peut donc être intéressant d’en explorer les fonctionnalités. Les ERP permettent en effet de gérer l’ensemble des processus d’une société et incluent donc, pour la plupart, des fonctionnalités relatives au procure-to-pay. S’appuyer sur son ERP peut alors être une bonne façon d’optimiser son processus, en pilotant des activités telles que la gestion des fournisseurs ou la facturation électronique par exemple. Se renseigner sur les possibilités de son ERP en matière de procure-to-pay peut ainsi constituer une première étape pour aller vers la digitalisation de son processus procure-to-pay.

Utiliser un logiciel procure-to-pay

De nombreux logiciels spécialisés sont disponibles sur le marché. Grâce à des technologies et fonctionnalités spécifiques, ils permettent de dématérialiser le processus procure-to-pay au niveau du groupe, en vue de gagner en efficacité. Automatisation de certaines étapes du processus, dématérialisation des factures, contrôle du budget, sécurisation des informations, analyse des opérations à forte valeur ajoutée… En fonction de vos besoins et de votre environnement informatique, à vous d’identifier le logiciel spécialisé procure-to-pay qui vous correspond le mieux.

Créer une marketplace d’e-procurement

Une marketplace d’e-procurement met en relation les acheteurs des entreprises et les fournisseurs référencés. En créant leur propre marketplace, les entreprises peuvent ainsi réaliser leurs achats de manière simple et rapide, à partir du catalogue des produits disponibles sur la plateforme. Cette centralisation offre un double avantage : en plus de gagner un temps précieux, les services achats peuvent comparer les offres facilement pour bénéficier du meilleur prix. 

Ainsi, la marketplace d’e-procurement permet d’optimiser et de sécuriser le processus procure-to-pay : réduction des coûts administratifs liés aux achats, contrôle des dépenses et des stocks, simplification du sourcing, sécurisation des données, meilleure gestion des relations fournisseurs… In fine, la création d’une marketplace d’e-procurement révolutionne la gestion du processus procure-to-pay en permettant aux groupes de :

• Standardiser et sécuriser leurs achats en digitalisant leur activité ;
• Bénéficier d'une offre centralisée ;
• Réduire les coûts et augmenter les marges ;
• Concentrer leurs ressources sur les achats stratégiques.

La création d’une marketplace d’e-procurement est à la portée de toutes les entreprises et offre ainsi de nombreux avantages. Toutefois, certaines caractéristiques sont à prendre en compte avant de se lancer, notamment en termes de flux de paiement et de réglementation. Les achats B2B propres au processus procure-to-pay des entreprises ont en effet des spécificités à ne pas négliger. Moyens de paiement adaptés, assurance-crédit, mandat de facturation… autant d’éléments indispensables pour que le modèle fonctionne. 

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